Cara Menerima Telepon Saat Orang yang Dicari Tidak ada di Tempat dalam Bahasa Jepang Bisnis

cara menelepon dalam bahasa Jepang, kerja di perusahaan JepangBahasa Jepang untuk Kerja, kerja di perusahaan Jepang

Percakapan

(operator mencoba menyambungkan teleponnya kepada Deni tetapi Deni tidak ada di tempat)

Cara Menerima Telepon Saat Orang yang Dicari Tidak ada di Tempat

Pada umumnya, percakapan untuk menerima telepon saat orang yang dicari penelepon tidak ada di tempat atau tidak sempat berbicara dengan penelepon tersebut terdiri dari tiga bagian, yaitu 1. ucapan maaf, 2. penjelasan situasi orang yang dicari tersebut, dan 3. penawaran solusi.

1. Mengucapkan Ucapan Maaf

Ucapan

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

Penjelasan

Pertama, ucapkanlah permohonan maaf kepada penelepon dengan kata “mooshiwake gozai-masen” karena pihak perusahaan tidak dapat memenuhi permintaannya, yaitu menyambungkan teleponnya kepada orang yang dicari penelepon tersebut.

2. Menjelaskan Keadaan Orang yang Dicari

Ungkapan

(あいにく)、[Nama]は [Situasi]。
(Ainiku), [Nama] wa [Situasi].
(Sayangnya), [Nama] sedang [Situasi].

Penjelasan

Prosedur keduanya adalah menjelaskan orang yang dicari tersebut sedang ada di mana atau melakukan apa secara singkat. Namun, penerima telepon tidak usah menjelaskan sampai detail seperti “dia sedang di toilet”, “dia sedang pergi makan siang”, atau “dia absen karena flu”, dsb.

Awalilah percakapan dengan kata prolog “ainikiku” sebagai “kusshon-kotoba” yang berfungsi untuk memperlunak dan memperhalus penolakan terhadap permintaan dari penelepon jika orang yang dicari akan lama tidak kembali lagi ke tempat kerjanya.

Selain itu, beritahukanlah waktunya bahwa kira-kira kapan orang yang dicari tersebut akan kembali lagi ke kantor atau tempat duduk jika penerima telepon telah mengetahui jadwalnya.

3. Menawarkan Solusi

Ungkapan

[Penawaran solusi] ましょうか。
[Penawaran solusi] mashoo ka.
Bagaimana kalau [Penawaran solusi]?

Penjelasan

Setelah menjelaskan situasi orang yang dicari penelepon, penerima telepon dapat menawarkan beberapa solusi kepada penelepon, yaitu 1. menyuruh orang yang dicari tersebut kembali menelepon lagi kepada penelepon setelah dia kembali ke tempatnya, 2. dititip pesan dari penelepon, atau 1 dan 2 dua-duanya. Contoh setiap kalimat pada setiap keadaan yang tipe sebagai berikut di bawah ini.

☆Contoh Percakapan pada Setiap Situasi

1. Saat Orang yang Dicari Sedang di Luar

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにく[Nama]は外出がいしゅつしております。
Ainiku [Nama] wa gaishutsu shite ori-masu.
Sayangnya, [Nama] sedang keluar.

[午後ごご3時じ] には戻もどる予定よていです。
[Gogo san-ji] niwa modoru yotee desu.
Rencananya, dia akan kembali selambatnya pada jam 3 P.M.

atau

[午後ごご3時じ]ごろ 帰社きしゃ予定よていでございます。
[Gogo san-ji] goro kisha-yotee de gozai-masu.
Rencananya, dia akan kembali ke kantor kurang lebih jam 3.00 P.M.


戻もどりましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。
Modori mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali jika dia sudah pulang ke kantor?

Jika orang yang dicari sedang ada di luar kanor, sampaikanlah ketidakberadaannya dangan kata “ainiku [Nama] wa gaishutsu shite ori-masu (sayangnya, dia sedang di luar kantor)”. Anda tidak perlu lagi menyatakan dia keluar ke mana untuk apa secara detail seperti “dia sedang keluar karnena makan siang”, “dia pergi keluar untuk sales”, dsb tetapi cukup “ainiku [Nama] wa gaishutsu shite ori-masu” saja. Lalu, beritahukankah dia kembali lagi kira-kira jam berapa.

2. Saat Orang yang Dicari Sedang Tidak Ada di Tempat

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

ただいま[Nama]は席せきをはずしております。
Tadaima [Nama] wa seki o hazushite ori-masu.
[Nama] sedeng tidak ada di tempat duduk.

戻もどりましたらご連絡れんらくいたしましょうか。
Modori mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali jika dia sudah kembali ke tempatnya.

atau

のちほどこちらからご連絡れんらくいたしましょうか。
Nochihodo kochira kara go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali dari sini sebentar nanti.

Jika orang yang dicari kebetulan tidak ada di tempat duduk tetapi sebentar lagi akan kembali ke tempatnya seperti saat pergi ke toilet, merokok, atau istirahat untuk sementara, beritahukanlah ketidakberadaannya di tempat dengan kata “tadaima seki o hazushite ori-masu” yang berarti “dia sedang tidak ada di tempat duduk”. Anda tidak usah menjelaskan situasi yang detail seperti dia sedang di toilet, merokok, istirahat, dsb.

3. Saat Orang yang Dicari Sedang Menghadiri Rapat

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにく[Nama]はただいま会議かいぎ中ちゅうでございます。
Ainiku [Nama] wa tadaima kaigi-chuu de gozai-masu.
Sayangnya, [Nama] sedang rapat.

[午後ごご4時じ]ごろに終おわる予定よていです。
[Gogo yo-ji] goro ni owaru yotee desu.
Rencananya, rapat akan selesai kurang lebih jam 4.00 P.M.

会議かいぎが終おわりましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。
Kaigi ga owari-mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali setelah rapat selesai.

Jika orang yang dicari penelepon sedang rapat, sampaikanlah situasinya sekaligus kapan rapat akan selesai. Jangan lupa tawaran untuk telepon kembali juga.

Namun, urusannya memang mendadak atau orang yang dicari penelepon telah minta panggilan telepon kepadanya disambungkan ke ruang rapat sebelumnya, silakan menyambungkan teleponnya ke telepon di dalam ruang rapat.

4. Saat Orang yang Dicari Sedang Melayani Tamu di Kantor

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにく[Nama]はただいま来客らいきゃく中ちゅうございます。
Ainiku [Nama] wa tadaima sekkyaku-chuu de gozai-masu.
Sayangnya, [Nama] sedang ada tamu.

のちほどこちらからご連絡れんらくさせていただきます。
Nochihodo kochira kara go-renraku sasete itadaki-masu.
Bagaimana kalau ditelepon kembali dari sini nanti.

Jika orang yang dicari penelepon sedang menerima tamu di kantor, tidak perlu telepon tersebut disambungkan kepadanya kecuali urusan mendadak. Sampaikanlah situasinya sekaligus tawaran untuk telepon kembali kepada penelepon tersebut.

5. Saat Orang yang Dicari Sedang Menelepon dengan Orang Lain

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

ただいま[Nama]は他ほかの電話でんわに出でております。
Tadaima [Nama] wa hoka no denwa ni dete ori-masu.
Sekarang [Nama] sedang menerima telepon lain.

終おわり次第しだいこちらからお電話でんわを差さし上あげましょうか。
Owari-shidai kochira kara o-denwa o sashiage-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali setelah teleponnya selesai.

Jika orang yang dicari penelepon sedang menelepon dengan orang lain, sampaikanlah situasinya sekaligus tawaran untuk telepon kembali. Lalu, coba konfirmasikan nama penelepon, perusahaan, dan nomor teleponnya untuk telepon kembali jika penelepon tersebut adalah orang baru bagi penerima telepon dan penerima tersebut minta telepon kembali.

6. Sedang Libur atau Absen

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにく[Nama]は本日ほんじつ休やすんでおります。
Ainiku [Nama] wa honjitsu yasunde ori-masu.
Sayangnya, [Nama] hari ini tidak masuk kerja.

よろしければ、ご用件ようけんを承うけたまわりましょうか。
Yoroshikereba, go-yooken o uketamawari-mashoo ka.
Ada pesan? (kalau tidak keberatan, bagaimana kalau titip pesan kepada saya?)

atau

明日あした、出社しゅっしゃしましたら、ご連絡れんらくいたしましょうか。
Asu, shussha shi-mashita-ra, go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali setelah dia masuk kantor besok.

Jika orang yang dicari penelepon sedang libur, cuti atau absen, penerima telepon tidak perlu lagi menjelaskan alasan kenapa dia tidak masuk ke kantor. Oleh karena orang yang dicari penelepon tidak dapat merespons secara langsung kepada penelepon tersebut sepanjang hari atau lebih dari itu, sebaiknya penerima telepon yang menerima urusan atau pesannya dari penelepon tersebut untuk menyampaikan pesannya kepada orang yang dicari atau untuk membantu penelepon jika penerima telepon memang dapat membantunya.

7. Saat Orang yang Dicari Sedang Pergi Dinas

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにく[Nama]は出張しゅっちょう中ちゅうでございます。
Ainiku [Nama] wa shucchoo-chuu de gozai-masu.
Sayangnya, [Nama] sedang pergi dinas ke luar kota. 

来週らいしゅう月曜日げつようび、15日にちに出社しゅっしゃの予定よていです。
Raishuu Getsu-yoobi, juu-go-nichi ni shussha no yotee desu.
Rencanaya, dia akan pulang ke kantor pada hari Senin tanggal 15 minggu depan. 

よろしければ、ご用件ようけんを承うけたまわりましょうか。
Yoroshikereba, go-yooken o uketamawari-mashoo ka.
Apakah ada pesan? (kalau tidak keberatan, bagaimana kalau titip pesan kepada saya?)

Sama seperti cara respons saat orang yang dicari sedang libur, sebaiknya penerima telepon siapkan untuk menerima urusan atau pesan dari penelepon tersebut karena orang yang dicari penelepon tidak akan dapat merespons secara langsung dalam waktu tertentu.

8. Saat Orang yang Dicari Sudah Pulang ke Rumah

申もうし訳わけございません。
Mooshiwake gozai-masen.
Mohon maaf.

あいにく[Nama]は本日ほんじつは退社たいしゃいたしました。
Ainiku [Nama] wa honjitsu wa taisha itashi-mashita.
Sayangnya, hari ini [Nama] sudah pulang ke rumah.

明日あすの朝あさ9時じには出社しゅっしゃしておりますので、こちらからご連絡れんらくいたしましょうか。
Asu no kuji niwa shussha shite ori-masu node, kochira kara go-renraku itashi-mashoo ka.
Bagaimana kalau ditelepon kembali dari sini besok karena dia akan masuk kerja selambatnya jam 9.00 besok pagi. 

Jika orang yang dicari penelepon telah pulang ke rumah, beritahukan saja dia telah pulang ke rumah sekaligus menawarkan telepon kembali untuk besok pagi.