Cara Menerima Panggilan Telepon dalam Bahasa Jepang Bisnis
Ucapan Pertama Saat Menerima Telepon
Percakapan
dering... dering...
(☆mengangkat telepon dalam dering telepon 1~3 kali)
お電話ありがとうございます。
O-denwa arigatoo gozai-masu.
Terima kasih atas teleponnya.
トヨタ営業部、デシでございます。
Toyota eegyoo-bu, Desi de gozai-masu.
Saya Desi dari bagian sales perusahaan Toyota.
Cara Menerima Panggilan Telepon
Ucapan dan Ungkapan
お電話ありがとうございます。
O-denwa arigatoo gozai-masu.
Terima kasih atas teleponnya.
Versi 1
[Nama Perusahaan] (の) [Nama]でございます。
[Nama Perusahaan] (no) [Nama] de gozai-masu.
Saya [Nama] dari [Nama Perusahaan].
Versi 2
[Nama Perusahaan]でございます。
[Nama Perusahaan] de gozai-masu.
Kami [Nama Perusahaan].
Penjelasan
Ucapan pertama dalam percakapan telepon bisnis sangat penting seperti ucapan selamat datang yang berbunyi “irasshai-mase” dalam bahasa Jepang di restoran atau toko karena kesan Anda atau perusahaan Anda akan dinilai dari suara pertama yang dikeluarkan oleh Anda.
Pertama, awalilah percakapan telepon dengan ucapan terima kasih yang berbunyi “o-denwa arigatoo gozai-masu” untuk menyambut telepon dari lawan bicara dengan nada suara yang terang dan tenang.
Setelah itu, sebutkanlah nama perusahaan atau nama Anda sebagai penanggung atau pengangkat telepon secara sopan dan hormat dengan menggunakan akhiran “de gozaimasu” yang berupa bentuk hormat dari “desu”.
Namun, cara menerima telepon tidak selalu sama alias tergauntung pada setiap budaya atau pelayanan dari setiap perusahaan atau tempat kerja. Misalnya, terdapat perusahaan yang langsung menyatakan nama perusahaan saja tanpa diawali dengan ucapan terima kasih biar lawan bicara tidak banyak memakan waktu, sedangkan terdapat pula perusahaan yang tidak menyebutkan nama pengangkat telepon tetapi hanya menyatakan nama perusahaan karena pelayanan ditanggung atas nama perusahaan bukan seorang pribadi. Nah, Anda juga sebaiknya tanya dulu bagaimana cara menelponnya kepada senior atau atasan di tempat kerja Anda.
Cara Menyebutkan Nama Diri, Bagian, dan Nama Perusahaan dalam Bahasa Jepang Bisnis
Pola Kalimat
[Perusahaan] [Bagian] (の) [Nama] でございます。
[Perusahaan] [Bagian] (no) [Nama] de gozai-masu.
[Nama] dari [Bagian] [Perusahaan].
Penjelasan
Urutan informasi nama dan keanggotaan dinyatakan dari yang kecil ke yang besar, yaitu 1. nama, 2. bagian, dan 3. perusahaan.
Contoh Kalimat
山田でございます。
Yamada de gozai-masu.
Saya Yamada.
トヨタの山田でございます。
Toyota no Yamada de gozai-masu.
Saya Yamada dari perusahaan Toyota.
トヨタ営業部の山田でございます。
Toyota eegyoo-bu no Yamada de gozai-masu.
Saya Yamada dari bagian sales perusahaan Toyota.
トヨタマーケティング部の中村でございます。
Toyota maaketingu-bu no Nakamura de gozai-masu.
Saya Nakamura dari bagian marketing perusahaan Toyota.
トヨタ財務部の山本でございます。
Toyota Zaimu-bu no Yamamoto de gozai-masu.
Saya Yamamoto dari bagian keuangan perusahaan Toyota.
Benar atau Salah?
Salah!
× もしもし。😥
× Moshi-moshi.
Halo.
Benar!
✓ お電話ありがとうございます。 🙂
✓ O-denwa arigatoo gozai-masu.
Terima kasih atas teleponnya.
✓ [Nama Perusahaan] (の) [Nama]でございます。 🙂
✓ [Nama Perusahaan] (no) [Nama] de gozai-masu.
Saya [Nama] dari [Nama Perusahaan].
Ucapan “moshi moshi” sebagai “halo” sangat terkenal di antata pelajar bahasa Jepang. Memang “moshi-moshi” sering diucapkan saat menelepon dalam kehidupan sehari-hari khususnya percakapan telepon pribadi.
Namun, umumnya, ucapan ini tidak direkomendasikan untuk diucapkan dalam percakapan bisnis melalui telepon karena dianggap kurang sopan. Sebenarnya, “moshi moshi” adalah kata singkatan dari “mooshi agemasu, mooshi agemasu” yang menyatakan “saya berkata, saya berkata”.
Awalilah percakapan telepon yang Anda terima dengan ucapan “o-denwa arigatoo gozai-masu” atau langsung saja menyebutkan nama perusahaan dan nama Anda dengan “Nama Perusahaan [Nama] de gozai-masu dalam percakapan bisnis lelalui telepon.
Saat Terlambat Mengangkat Telepon
Percakapan
(☆mengangkat telepon setelah dering telepon lebih dari 3 kali)
大変お待たせいたしました。
Taihen o-matase itashi-mashita.
Maaf, sudah membuat Anda lama menunggu.
アストラ人事部、アグスでございます。
Asutora jinji-bu, Agus de gozai-masu.
Saya Agus dari bagian personalia perusahaan Astra.
Ucapan
大変お待たせいたしました。
Taihen o-matase itashi-mashita.
Maaf, sudah membuat Anda lama menunggu.
Penjelasan
Jika Anda mengangkat telepon setelah dering telepon berbunyi lebih dari 3 kali, sebaiknya, mengucapkan minta maaf dulu dengan kata “taihen o-matase itashi-mashita” karena Anda telah membuat orang yang menelepon memakan waktu untuk menunggu respons dari Anda walaupun tunggu waktunya tidak begitu lama. Maklum, terdapat peribahasa yang berbunyi “toki wa kane nari (waktu adalah uang / time is money)” dalam bahasa Jepang. Pihak yang menilai harga waktu lawan bicara bukan pihak pembicara tetapi tetap ada di lawan bicara sehingga sebaiknya pihak pembicara bersikap rendah hati.
Benar atau Salah?
Salah!
(setelah dering telepon 4 kali)
× はい、トヨタの山田でございます。(tanpa ucapan minta maaf) 😥
× Hai, Toyota no Yamada de gozai-masu.
Ya, saya Yamada dari Toyota.
Benar!
✓ 大変待お待たせいたしました。 🙂
✓ Taihen o-matase itashi-mashita.
Maaf, sudah membuat Anda lama menunggu.
Jangan langsung buka percakapan telepon dengan nama perusahaan jika Anda telah membuat lawan bicara disuruh menunggu respons dari Anda. Ucapkan dulu ucapan “taihen o-matase itashi-mashita” untuk menunjukkan rasa minta maaf sekaligus terima kasih kepada lawan bicara.